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关于提高企业档案现代化管理水平的几点思考ujgj-7769

字号+作者:admin 来源: 2020-05-03 07:21:56 我要评论() 收藏成功收藏本文

关于提高企业档案现代化管理水平的几点思考王巍(神华国华徐州发电有限公司总经理工作部综合档案室徐州221166)“自古彭城列九州,龙争虎斗几千秋。”在历史'...

关于提高企业档案现代化管理水平的几点思考

王巍

(神华国华徐州发电有限公司总经理工作部综合档案室 徐州 221166)

“自古彭城列九州,龙争虎斗几千秋。”在历史文化名城江苏省徐州市北郊,矗立着一座大型的火力发电厂,这就是徐州发电有限公司。徐州发电有限公司是国有特大型企业,于1976年正式建设,至1987年底全部建成。共安装4台125MW和4台200MW国产燃煤发电机组,总装机容量1300MW,经过现代化技术改造后,总装机容量增至1430MW,属国家特大型企业,是江苏省和华东电网的主力电厂,被誉为镶嵌在淮海大地上的一棵璀璨“明珠”。2000年9月22日被命名为国家电力公司一流火力发电厂。2007年12月23日划归中国神华集团国华电力公司管理。目前我公司按照国家电力“上大压小”节能减排政策,在生产运行的同时,扩建2×1000MW发电机组。两台2×1000MW发电机组已于2011年12月投产发电。

建厂以来,我公司十分重视企业档案管理工作,积极探索企业档案管理的有效途径,使企业档案管理走上了制度化、标准化、规范化、现代化发展轨道,为推动企业发展进步,促进两个文明建设发挥了积极作用,先后被评为江苏省“档案管理标兵企业”,徐州市“七五”、“八五”期间“档案管理先进单位”,江苏省电力局…八五’期间档案管理先进单位”,1990年晋升江苏省档案管理先进企业,1995年获得“国家一级企业档案管理合格证书”,1997年被国家档案局批准为“企业档案工作目标管理国家一级”,2005年11月,我公司综合档案科顺利通过江苏省档案局档案工作“特一级”认定,2010年12月,我公司综合档案科顺利通过“江苏省档案工作五星级标准”(特一级)复查验收。目前,我公司综合档案科总建筑面积700平方米,库房面积280平方米,阅览室92平方米,办公用房80平方米,库藏档案23226卷,上架排列长度529.4米。

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,它原始地记录了一个企业的发展过程,对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容,在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。在市场经济环境下,企业档案工作发展中存在的主要问题来自档案的管理和全员的法制观念及档案意识、思想观念、现代化管理的基础设施以及人员素质等方面的问题,这些问题的存在固然有着复杂的内、外在因素和管理上的因素,但作为档案人员,我们更多地需要从自身内部寻找问题的答案,也应通过我们自身的努力,做好企业档案工作。一、提倡企业档案工作创新,与时俱进

创新是企业档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。企业档案工作要保持与时代同步发展,就必须与时俱进,开拓创新,以创新思维指导企业档案工作实践。

1、观念创新是创新企业档案工作的基础

创新是时代的要求,观念创新是各方面创新的基础。现在已进入信息时代,档案工作要适应新时期经济社会发展的需要,服务经济建设,服务企业发展,档案工作者就必须作为创新主体,主动迎接挑战。

档案工作的创新来自对档案管理的创新想法和欲念,没有创新的认识;档案创新就无从谈起。网络经济时代是一种全新的经济时代,档案工作要适应这种新时代的要求,就应当有创新的意识和思想,档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂,在档案工作网络化方面,渗透创新思想,开展创新实践。

企业领导者,应当树立企业档案职能型、管理型、知识型、信息型的总体观念,认识到企业发展与企业档案管理的内在联系,注重发挥档案的潜在生产力效能,并对企业档案工作给予合理的人、财、物投入。企业档案工作者应当看到企业档案事业发展趋势,树立“管理型、信息型、服务型”观念,注重自身职业修养,培养高素质技能,以增强驾驭未来企业档案事业的知识能力。

2、创新学习是创新企业档案工作的关键

企业档案工作者应努力优化自己的知识结构,持有怀疑的精神,求变的态度和综合选择的´能力,使自己成为适应、符合时代要求的复合型人才。一方面,新型的企业档案管理要求档案人员必须是知识型高素质人才,而不是简单的手工劳动者,档案人员自身要有淡泊名利、甘于寂寞、提倡学习不进则退、慢进也是退的思想。形成“边学边干,在干中学”的终生学习制。在工作中摸索,在摸索中积累,在积累中沉淀,在沉淀中创新。另一方面又要求企业管理者能以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才,建立档案人才库,并不断尝试采用新的模式高效率地使用和激励档案人才,充分发挥其聪明才智,为企业档案事业发展提供智力支持。

信息时代的到来,给我国档案工作既带来难得的发展机遇,又提出严峻的挑战,迫切要求用信息技术开展档案工作,以提高档案工作服务的效率和质量。档案工作者应掌握如何使用计算机网络,如何利用计算机处理信息等信息处理技术,使用网络的应用成为每一位档案工作者的基本功。档案工作者还应学会利用网络进行档案信息的应用开发,最好还能根据工作实际独立开发档案网络信息资源,在管理方面实现计算机网络管理,做到档案信息资源共享。

3、管理创新是创新企业档案工作的重要手段

应按照“立足企业、面向全国”的原则、建立档案管理创新思维,开展创新实践。立足企业,是要求企业档案工作者对本企业档案管理现状、特点做到心中有数,以端正创新行为,做到稳步前进。面向全国,是要求档案部门能看到本企业档案工作在国内企业中所处地位、技术水平如何?注意取人之长,补己之短,并注重管理手段的推陈出新,推动档案事业不断发展。

4、加快档案信息化建设是创新企业档案工作的重要内容

企业档案部门应争取领导支持,为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来,如何依托计算机技术,建立高效、方便、快捷的档案信息系统,更好地服从、服务于企业的发展是档案工作面临的重要课题。但档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本条件,因此,如何取得领导的重视与支持,为档案信息化建设创造一个良好的环境显得尤为重要。近年来,我们在积极拓展档案服务领域,提高服务效果的基础上,积极争取领导的重视与支持,初步建立了档案信息系统网络,为档案信息化建设奠定了一定的基础。清华紫光工程图档管理系统(电力版)是一套通过不断的开发、实施、总结和提高而建立起来的一套完整的适合于电力行业要求的工程图档管理系统。它与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。我公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统,包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备。电子文件与档案管理将是21世纪现代企业信息管理的发展方向与必然趋势。

档案管理现代化是企业发展的需要,也是档案自身建设的需要。1992年开始,我公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统,结合我公司已经实行的办公自动化( OA)系统的单轨运行,制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图像管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划,并逐步加以实施。我公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络,开发应用了包括文书档案、科技图书、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能,使授权用户可以上网查询所需信息,全公司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系,基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络,自建厂以来的科技档案也已著录进计算机,档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理,科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在,我公司综合档案室每位档案人员配备IBM液晶显示屏幕微机一台,激光打印机6台,光盘存储器l台,文件扫描仪1台。档案微机管理已与公司MIS系统联网,厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限,在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

我公司的档案管理系统是办公自动化系统的一个子系统,该系统基于Lotus Notes系统平台,不但具有跨平台使用、混合性复合文档等特点,而且提供了强大的网络计算功能。

科技档案管理是档案管理系统的重要模块,它主要提供了:文件录入、文件修改、文件删除、公文转储、辅助立卷、文件编号、手工组卷、案卷修改、案卷删除、合卷、拆卷、案卷编号、打印表格等功能,它的应用确实给我们带来诸多的便利,不仅帮助我们对归档资料进行迅速地分类、组卷、归档,而且能使我们随时了解室藏量;不仅把我们从手工抄录的繁忙劳动中解放出来,而且为案卷质量的提高及检索工具的编制创造了良好的条件,同时,为档案信息资源的开发利用也奠定了坚实的物质基础。然而,随着计算机技术的发展,各部门对档案电子化管理的要求也日益提高,原有的档案管理软件远远满足不了各类专业人员的需求,主要表现在以下两点:

(1)只能做到目录管理,未能达到全公司信息共享。(目前文书档案已达到全息管理信息共享);

(2)档案管理中非常重要的一个工作就是对档案的检索。基于LOTUS NOTES档案管理系统科技档案未有达到全息管理,用户需要查阅档案只有到档案室进行查阅。当今科学技术飞速发展,信息、物质、能量已成为衡量一个企业发展程度和科学技术水平的标志。为此,档案工作必须打破以前的固有模式,采用现代化的管理手段,使档案成为一种重要的信息资源,为现代化建设服务。

档案信息管理自动化,是多媒体计算机、光电扫描仪、光盘机通讯网络等高新技术,将载体有纸张、胶片和磁性记录介质的档案转换成电子信息,建立起一个能对档案文献和档案目录中图、文、声各种形态的一、二次信息存贮、处理、检输出复制,融档案保护与信息处理于一体并能实现信息近、远程传递。在一定意义上讲,档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志,计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出,目前已由探索变成了现实。在江苏省电力系统中已经在连云港供电局、无锡供电局、扬州供电局、苏州供电局等单位完成了工程图档系统的实施,并获得了用户的好评。并且,它与电力系统基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。

我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统,清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统,是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件,包括数据录入子系统、收集整编子系统、档案查询子系统、权限设置子系统、借阅管理子系统、数据转换子系统、数据维护子系统、销毁管理子系统、统计报表子系统、光盘制作子系统、WEB查询子系统。它采用客户机/服务器方式,实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接,避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段,将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象,经过净化处理压缩后存入光盘,充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据,与此电子图像自动对应,网络用户在WINDOWS环境下,应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统,公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日,我公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行,包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息,并集成了其他生产和设备管理系统数据,方便了设备资料查阅和管理,提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案(基建档案、设备档案)已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里,公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

5、创新服务机制,改善服务方式是创新企业档案工作的目的

在市场经济中,大力开发档案信息资源,为企业发展服务,是现代企业制度中实现科学管理的一项重要内容,也是企业档案工作的中心任务和基本目的。随着企业发展和人类社会的不断进步,人们对档案的服务需求是全方位的,体现出明显的社会性特征。它要求企业档案部门不断创新观念,调整服务思路,建立新型的优质服务体系,满足企业、全社会各方面人员对企业档案的全方位利用需要。

市场经济的实质是效益经济,在现代企业制度下,企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是,由于最初“重藏轻用,以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着,.我认为档案部门可以借鉴一些服务行业的做法,开展优质服务、规范服务、承诺服务,改良服务态度,提高查全率、查准率,使利用者高兴而来,满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的,即要“一切为了用户”。以档案用户为中心,积极开展各种深层次的档案信息服务。例如我公司积极开发利用档案信息资源,主动为企业、为生产、为一线服务,取得了显著的成绩。

(1)开发利用档案,给企业带来明显的经济效益

我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案,我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案,利用科技档案卷次共800余卷,从1997年至2001年,先后对8台机组进行了现代化技术改造,改造后的机组各项经济技术指标,达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造,不仅延长了机组的寿命,使老机组焕发了青春,而且大大提高了机组安全可靠性.可控性、可调性和自动化水平,增强了企业实力,对于企业参与市场竞争,迎接新世纪挑战,无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中,以汽机通流部分改造为重点,对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造,热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调,使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高,并取得明显的综合经济效益。8台机组改造后每年为我公司增加利润收入2亿元。我作为徐州发电厂锅炉分场技术人员在8台机组技术改造中起着决定性的关键作用。

(2)发挥档案的依据凭证作用,取得经济和社会效益

例如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策,促进企业可持续发展,根据国华电力发展规划,决定关停拆除徐州电厂1-6号老机组,并利用1-4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前,关停1-6号机组的申请已通过上级主管部门审批,机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1-6号机组拆除与出售过程中,档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1-6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案,并以档案为重要依据,编制机组拆除方案,使机组拆除工作顺利进行。在1-6号机组设备拆除后的出售工作中,作为购买方的山东金佰生物技术有限公司,把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案,表示满意。正是由于1-6号机组设备档案保存的完整齐全,并可以与1-6号机组整体发电设备出售同时移交,能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据,使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1-6号机组设备。由此可见,完整齐全并管理良好的档案,在徐电公司1-6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则,1-6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥,使机组设备变废为宝,为企业赢得了可观的经济效益。再如为了减少二氧化硫排放量,保护大气环境,完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划,我公司在#7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案,为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8机组安装脱硫装置后,每年可减少二氧化硫排放12145吨,脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率,烟尘排放浓度可进一步降低,改善当地大气环境质量,因此项目具有显著的环保效益。又如2000年10月,山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995年和1996年两笔煤款未收到,要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995年度( 431-1、8、9、17)、1996年度(431-6、7)燃料明细帐及1995年度(433-199、200)、1996年度( 433-3、4、5、6、37、99、149)会计凭证档案,我公司分别于1995、1996年度向对方已付过款,使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。再又如2011年9月30日,我公司与当地农民为公司大门口处一块十亩土地归属问题发生争执,为证实此地为电厂所征用我公司经营管理部查阅了0300-8030-004案卷(铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料),手续齐全,完全证实此地已为我公司征过,避免了纠纷,赢得了效益。以及2011年10月17日,我公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执,我公司纪检监察部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷(深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等),证实我公司确实履行了合同协议,避免了纠纷。再再又如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策,促进企业可持续发展,根据国华电力发展规划,决定关停拆除徐州电厂1-6号老机组,并利用1-4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组(上大压小)建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖,我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查,专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法(2013版)最新标准,对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查,相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日,中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查,专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组(上大压小)建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组(上大压小)建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求,通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中,我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案,档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。再再再又如为确定我公司两台百万机组工程投资项目竣工决算的合法性、真实性,资金使用的合理性和有效性,提高项目管理水平,保障资金合法使用,维护出资人合法权益,保证投资活动合法、真实、合规,我公司委托天职(北京)国际工程项目管理有限公司进行审计。审计人员自2013年3月中旬进驻至2013年9月,陆续对工程、服务、物资等合同结算情况、两台百万机组财务决算情况、交付使用资产情况进行审计。审计人员到我公司档案室借阅了大量基建档案、设备档案及光盘档案,使我公司顺利完成两台百万机组工程项目竣工决算审计工作,取得天职(北京)国际工程项目管理有限公司出具的《建设工程项目结算报告》和天职国际会计师事务所出具的《竣工决算审核报告》。及2013年9月10日,北京国华电力有限责任公司电力研究院专家组成的评审组对我公司进行为期一周的安全标准化达标评审,此次评审标志着国华公司安全生产标准化工作已全面进入现场评审阶段。安全生产标准化现场评审工作,对于提升我公司安全管理能力,夯实我公司安全生产基础,统筹协调安全、健康、环境,全面改进和加强企业内部的安全管理工作,促进安全管理水平不断提高,具有十分重要的意义。2013年9月15日,我公司安健环监察部专业工程师葛某到档案室借阅了0400-8048-1,2,3、0401-8041-007、0400-8080-009等档案案卷,正是由于档案人员熟悉馆藏,业务熟练,调卷准确、迅速,使我公司顺利通过国华公司安全生产标准化现场评审工作。以及2013年7月18日凌晨4:30分,我公司百万机组运行中的2号斗轮机突然无法回转,燃料生产部迅速启动应急预案,一方面协调保证两台百万机组正常上煤,一方面组织精兵强将进行设备抢修,燃料生产部班长胡某到档案室借阅了0400-913-008.009斗轮机案卷,至18日晚上22:40分,2号斗轮机回转缺陷消除,投入运行,输煤系统恢复正常,为百万机组安全运行提供了有力保障。

(3)提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用

如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等( 0300-8030-1、8、9),为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》,厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料(89-073-45、92-601-01、02等)编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次,复印资料近5000张,为厂志的顺利完成立下汗马功劳。

(4)围绕企业生产经营工作做好资料汇编

几年来,我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料,其中,通用性编研资料17种,深层次编研资料5种,同时还编制了检索工具28种161册,对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。近年来,我公司累计利用档案材料7000多卷次,创直接经济效益2亿多元,而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性,解决了多起经济纠纷,创造了良好的社会效益。

创新是时代的要求,是企业发展的需要。“新”是一个充满活力的字。不求新,就不能发展;不求新,就要被淘汰。让我们发扬创新精神,把档案工作推上一个新水平。

二、加强档案法制化建设,提高全员的档案意识

依法治国,建设社会主义法制国家,已经成为我国治理国家的基本方略,《中华人民共和国档案法》的颁布实施,使我国档案事业真正走上法制轨道。依法管理档案事业是依法治国方略在档案工作领域实施的具体体现。在社会主义市场经济环境下,确立依法治档的基本思想具有十分重要的战略意义。

首先,坚持依法治档,是搞好企业档案工作的基本保障,是《档案法》赋予我们的神圣职责,也是建立现代企业制度必须遵循的基本准则。随着社会主义市场经济体制的确立,企业已完全成为独立经营和参与市场竞争的经济实体。对于企业自身档案的管理,已不可以像过去那样,通过上级主管部门的档案目标管理活动来实施和推动,而更多的则靠企业通过依法规定和自我约束,来管理自身的档案。这就需要企业必须切实加强自身的档案法制化建设,健全和完善档案管理的各项规章制度和管理措施,要大力宣传、贯彻、落实《档案法》和《档案法实施办法》及各项制度真正深入人心,形成依法治档,有章可循的管理机制。

其次,各级领导的档案意识也是推进档案法制化建设的关键。企业的档案管理要由“人治”走向“法制”,首先必须转变观念,使每个管理人员,特别是各级领导从思想上适应依法治档的需要,各级领导对于所属各部门而言,具有较强的影响力。他们的一言一行,能起到较强的垂范作用,他们带头执行档案的各项制度,支持各项制度的贯彻落实,会逐步使员工的档案意识得到强化。同时,档案人员也要加强自身的档案意识,要依法管理档案,维护企业效益,切实做到有法必依,执法必严,违法必究。只有这样,才能做到依法治档,提高全员的档案意识。由于市场经济是法制经济,随着企业法律维权意识的增强,档案意识宜将提高,从而有利于引导企业档案工作走向依法监督、依法治理的良性循环轨道,也有助于促进企业档案业务建设水平的提高。

三、强化档案服务意识,提高现代化管理水平

企业档案部门虽然不存在严重的官僚主义作风,但如果档案人员依然以一种墨守成规、毫无压力的工作心态,依然以一种“坐、等、靠”的服务方式来等待利用者上门查阅档案,档案部门的工作便不能充满活力,甚至无足轻重。

档案工作的本身是信息资源管理工作,档案部门赖以生存的基础是档案。现代企业制度下为适应企业生存、发展需要,企业档案部门应充分利用企业档案信息资源,做好企业档案信息的开发利用工作。因此,应重视以下几方面:

l、充分发挥企业档案的作用,为企业发展服务,这是开展利用工作的保证。企业档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用,概括起来就是企业档案的管理和利用。企业档案的管理是基础工作,必须扎扎实实地做好基础工作。企业档案的基础工作与利用工作相互依存,相互制约,并且相互促进,推动着企业档案工作不断向前发展。做好企业档案的管理工作,是开展利用工作必须具备的前提条件。

2、企业的需要,是企业档案存在的前提,企业是一个以赢利为目的的社会组织,企业的一切工作都必须以生产经营为中心,档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置,坚持服务宗旨,在服务中求生存,在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求,尽可能多参与生产经营活动,使企业员工认识档案的价值,感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。

3、在新的形势下,我们必须加快档案管理现代化和档案信息化的进程,以现代化手段取代传统手工管理档案的模式。运用计算机进行档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作,实现日常办公的自动化;为方便利用、传输和联网,将纸质档案转换为电子文件;以机读目录、光盘、,多媒体等逐渐取代手工操作的目录和卡片;通过建立档案信息数据库,充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能,这些工作是档案管理现代化和信息化的基础。

新的科技变革要求档案工作具有新的管理模式。一方面要积极创造条件,尽力改善现代化软、硬件设施的投入;另一方面要争取领导的重视,为企业档案工作现代化管理创造宽松的环境,同时档案人员必须加强学习,不断优化自己的知识结构,在档案工作中积极运用计算机信息管理系统等现代化手段,提高企业档案现代化管理水平。

总之,市场经济的发展要求企业档案工作应紧紧围绕企业中心目标,把工作重点放到提高企业经济效益为中心的轨道上去,充分发挥档案在企业管理中的决策、依据作用,做到管理要立足于企业需要、管理要推动技术进步、管理要促进制度创新、管理要面向市场竞争、管理要应用现代化手段。不断改革创新,在发展中探索适应现代企业制度的档案管理模式,使档案工作适应企业发展的需要。